FYI, posisiku dan suami (WNJ) tinggal & sama-sama bekerja di Jerman. Kami berencana mengundang orang tua untuk mengunjungi kami selama 3 pekan saja.
Semua persiapan dan pengurusan visa kami urus sendiri. Memang lebih banyak effort apalagi setelah rame-rame kasus yang diduga 'perdagangan manusia' beberapa waktu lalu, persyaratan apply visa semakin diperketat.
Kalau kalian tidak banyak waktu dan males ribet, paling enak memang pakai jasa agen untuk persiapan dokumen karena memang ada beberapa 'trik' yang kita harus hati-hati dan teliti, misal dalam pembuatan cover letter. 'Orang agen' biasanya lebih berpengalaman membuat cover letter yang meyakinkan dan tidak ambigu. Nanti aku cerita lebih lanjut soal cover letter beberapa tips dari pengalaman kami.
Begitu juga dengan kelengkapan dokumen.
Berikut ini langkah-langkah yang kami lakukan untuk apply visa schengen untuk kunjungan orang tua ke Jerman.
1. Selalu cek syarat&prosedur terbaru di website kedutaan
Poin ini sangat penting karena ketentuan dan syarat dapat berubah sewaktu-waktu. Jika kamu ragu visa mana yang tepat, tanyakan saja ke VFS, bisa melalui telepon atau email.
Kasus kami waktu itu, rencana kunjungan cuma 3 pekan, kami bingung apakah tetap harus pakai visa turis atau tetap visa kunjungan karena beberapa teman sempat menyarankan pakai visa turis saja karen lebih mudah persyaratannya. Namun setelah telepon VFS, kami diminta tetap menggunakan visa kunjungan.
2. Lengkapi dokumen (case: visit visa / visa kunjungan)
Karena ortu saya tidak bisa bahasa Inggris, aku harus mengumpulkan semua dokumen yang diperlukan.
Dokumen harus diprint satu sisi (tidak boleh bolak balik)
3. Urutkan dokumen sesuai urutan di persyaratan
Berikut ini daftar dokumen yang kami persiapkan- Formulir dari Videx harus diisi selengkap mungkin.
Formulir bisa diisi dalam bahasa Indonesia juga. Tapi saranku, pilih yang bahasa Inggris atau Jerman saja untuk lebih amannya. - Lembar Kontak
Aku buat untuk bapak ibu masing-masing satu, dengan mengisi nomor seluler masing-masing, tapi alamat emailnya dua-duanya pakai emailku. - Paspor (asli dan 1 copy )
Copy halaman yang di depan yang ada Fotonya dan halaman yang di belakang yang ada tandatangannya. Kalau tidak ada halaman tandatangan di paspor, perlu ada prosedur tambahan.
Pastikan juga kalau masa berlaku paspor lebih dari 3 bulan dan masih ada halaman kosong. - Pasfoto ukuran 3,5 x 4,5 cm, latar belakang putih, 80% wajah, tidak lebih dari 6 bulan.
- Cover letter atau surat permohonan yang menjelaskan tujuan agenda kunjungan.
Di cover letter yang aku buat untuk masing-masing bapak ibuku isinya mencakup informasi:
- Paragraf pertama berisi deskripsi:
tujuan kunjungan, rencana tanggal kedatangan dan kepulangan, dan bersama siapa perjalannya.
- Kolom itinerary secara global
- Daftar dokumen apa saja yang dilampirkan bersama dengan permohonan visa.
- Tempat dan tandatangan pelamar
Tips: Meskipun ada agenda mengunjungi negara-negara sekitar, sebisa mungkin fokuskan agenda/itinerary di Jerman saja, jangan sebut-sebut negara lain. Kadang visa kunjungan agak tricky di sini (berdasarkan pengalaman teman-teman).
Jika membutuhkan contoh, silakan menghubungi saya 😉 - Asuransi perjalanan
Di websitenya VFS ada rekomendasi menuju ke pasarpolis vfs yang berisi daftar asuransi yang bisa dipakai. Aku kemarin juga dapat dari salah satu list yang direkomendasikan.
Pastikan polisnya memenuhi syarat ya. - Konfirmasi akomodasi & Tiket Pesawat PP
Karena ortu sebagian besar akan menginap di rumah kami, suami membuatkan surat sebuah surat pernyataan dalam bahasa Jerman yang menyatakan bahwa mertua atas nama tersebut akan menginap di rumah kami di alamat ..... kemudian ditandatangani.
Kalau perlu contoh, bisa kontak saya 😉
Untuk tiket pesawat, kami pakai tiket yang sudah issued 😅 - Invitation Letter (surat undangan) dan dokumen pengundang
Waktu itu secara formal suami adalah pengundang. Jadi suami yang membuatkan surat undangan dalam bahasa Jerman dengan tandatangan dia dan melampirkan copy paspor dan Ausweis atau KTP dia di Jerman.
Namun akhirnya dokumen saya juga diminta, jadi ditambah copy paspor dan Aufenthaltstitel atau izin tinggalku. - <Bukti kerja> Karena orang tua saya sudah pensiun, jadi tidak mengumpulkan dokumen ini.
- Bukti finansial
Karena ibu saya pensiunan, perlu SK pensiun dan harus diterjemahkan ke dalam bahasa Inggris/Jerman dengan terjemah tersumpah.
Untuk bapak saya, karena beliau bukan PNS, jadi saya bikinkan surat pernyataan (dalam bahasa Inggris) yang beliau tandatangani.
Meskipun selama perjalanan mereka kami tanggung 100%, untuk jaga-jaga, kami juga lampirkan rekening koran mereka masing-masing.
Pastikan rekening koran berisi transaksi 3 bulan terakhir, dicetak dalam bahasa Inggris dan cap basah dari bank. - Verpflictungserklärung (VE) atau dokumen resmi dari yang diterbitkan oleh city hall pengundang.
Untuk visa kunjungan, pengundang perlu mengajukan VE ke city hall setempat. Harga dan lama proses penerbitan VE bervariasi tergantung masing-masing kota. Bisa hitungan minggu sampai bisa juga 3 bulan.
Jadi pastikan jangan sampai terlalu mepet dengan rencana keberangkatan.
Untuk suami istri cukup 1 VE. Jadi waktu itu lembar VE yang asli dimasukkan ke dokummen permohonan visa Bapak, dan yang di dokumen ibu yang copy saja. - Print Kartu Keluarga (KK) terbaru asli dan lembar yang terjemah tersumpah.
- Dokumen tambahan: Surat keterangan beda nama.
Kasusnya nama ortu di KK dan di paspor berbeda. Jadi perlu surat keterangan beda nama yang diterbitkan oleh kelurahan. Dokumen ini juga perlu diterjemahkan tersumpah.
Setelah semua dokumen lengkap. Diprint one sided dan diurutkan sesuai daftar dokumen. Sebaiknya dokumen yang sudah siap ditanyakan ke bagian informasi di VFS untuk memastikan apakah semua dokumen sudah benar dan lengkap.
Baru setelah itu membuat janji ke VFS Global . Saat pembuatan janji itu langsung diminta pembayaran. Pembayaran untuk pembuatan janji ini di luar biaya visa ya.
Jika diringkas, pengeluaran yang kami kemarin meliputi:
- Biaya asuransi
- Biaya janji temu di VFS Global
- Biaya Visa
- Biaya terjemah tersumpah
- Biaya transportasi dari tempat domisili ke kantor VFS
Kalau kalian mau pakai bantuan agen, pastikan biaya apa saja yang sudah tercover dengan jasa mereka dan biaya apa saja yang tetap harus kalian bayarkan di luar jasa agen.
Kalau semua lancar, 'hanya' 5 biaya tadi yang harus dikeluarkan. Kemarin semua diurus sendiri, ternyata ada yang missed sehingga harus ada tambahan 'ongkos pengalaman' 🤭. Menurutku sih worth it apalagi kalau kamu berencana untuk apply lagi suatu saat.
Yang terjadi di kami saat itu adalah ada saja dokumen yang 'salah' atau belum lengkap. Tapi jadi pengalaman juga untuk apply yang berikutnya:
Sebelum buat janji ke VFS, kita pastikan dulu dokumen yang kita siapkan sudah oke. Kalau bisa datang langsung ke bagian Informasi di VFS dengan membawa dokumen kita. Kalau tidak bisa datang langsung, mungkin bisa lewat email.
Semoga informasi ini bermanfaat. Good Luck ya bagi para pejuang visa 😀
No comments:
Post a Comment